Email personalizado

Qué es el email personalizado

Es una dirección de email en tu propio dominio: nombre@tumarca.com. El mismo dominio que usa tu web. El buzón funciona como cualquier otro, solo que lleva tu nombre en vez de gmail.com.

También se le llama correo profesional, correo de empresa o correo empresarial. Es lo mismo: un buzón ligado a tu dominio y no a un servicio gratuito.

Quién lo necesita de verdad

No todos por igual. Si los clientes llegan por recomendación, gmail no va a asustar a nadie.

Otra cosa son los correos en frío, las licitaciones y las propuestas comerciales. Ahí la dirección influye en si tu mensaje se abre siquiera.

El caso más frecuente que vemos: un equipo de varias personas y cada una escribe desde su dirección personal. El cliente no sabe si es una empresa o unos autónomos sueltos.

Gmail o correo en tu propio dominio

Mientras trabajas solo, un buzón gratuito suele bastar. Las complicaciones empiezan cuando hay equipo.

Una dirección de gmail.com pertenece a quien la creó. Un comercial se va de la empresa y se lleva todas las conversaciones con clientes, y esos clientes siguen escribiendo a su antigua dirección durante meses. Con una dirección en tu dominio eso no pasa: puedes pasar el buzón a la persona que lo sustituye o redirigir los mensajes a un compañero. En cambio, recuperar el acceso a la cuenta de Gmail de otra persona es casi imposible, aunque se haya usado durante años para asuntos de la empresa.

Luego está la confianza. Un mensaje de anna.ventas.2024@gmail.com se confunde fácilmente con una estafa, sobre todo si incluye una factura o datos bancarios. Una dirección con el dominio de la empresa el cliente la puede comprobar: entra en tu web y ve el mismo nombre.

Para asuntos personales Gmail está muy bien. Para tratar con clientes es mejor que la dirección sea de la empresa y no de un empleado concreto.

Qué incluye la configuración

Crear la dirección es la mitad del trabajo. Después hay que configurar los registros MX, SPF, DKIM y DMARC, dar un buzón a cada persona del equipo y comprobar la entrega.

Esto último se salta casi siempre. Un dominio sin SPF ni DKIM le resulta sospechoso a Gmail y parte del correo acaba en spam. El cliente, mientras tanto, cree que no le has contestado.

Para crear correo con dominio propio necesitamos tu dominio y las direcciones que quieras. Del resto nos ocupamos nosotros, y la administración se queda de nuestra parte.

Para qué sirven los registros MX, SPF, DKIM y DMARC

Las siglas asustan, pero cada una responde a una pregunta sencilla. Los servicios de correo se la hacen a tu dominio antes de aceptar un mensaje.

• MX indica a qué servidor hay que entregar el correo de tu dominio. Sin él, los mensajes entrantes no te llegan.
• SPF enumera los servidores que pueden enviar correo en tu nombre. Un mensaje que sale de cualquier otro sitio parece falsificado.
• DKIM pone una firma digital en cada mensaje, y así el destinatario ve que nadie ha cambiado el texto por el camino.
• DMARC dice a los servicios de correo qué hacer con un mensaje que no pasa la comprobación de SPF o DKIM: aceptarlo, mandarlo a spam o rechazarlo.

Los grandes proveedores de correo revisan estos registros con más rigor cada año. Por eso configuramos los cuatro desde el principio, aunque ahora mismo solo envíes unos pocos correos a la semana.

Cómo elegir las direcciones del equipo

Las direcciones se dictan por teléfono, se imprimen en tarjetas y se escriben de memoria. Conviene que sean cortas y fáciles de entender de oído.

• Elige un mismo formato para todos. Solo el nombre (anna@), nombre y apellido con punto (anna.garcia@) o iniciales: cualquiera vale si todo el equipo lo sigue. Cuando cada uno se inventa el suyo, los clientes se lían.
• Añade direcciones comunes para tareas concretas: info@ para consultas, ventas@ para ventas, hola@ para el formulario de la web. No dependen de una persona, así que los cambios de plantilla no les afectan.
• Evita números, guiones y letras difíciles de deletrear. La ñ y las tildes no suelen usarse en direcciones de correo, así que decide de antemano cómo se escribirá cada nombre. Mira también cómo queda la dirección por escrito: la l y el 1, la O y el 0 se confunden con facilidad.
• Cuidado con la longitud. Si una dirección cuesta más de unos segundos decirla, alguien la escribirá mal tarde o temprano.

Casi no hay límites para el nombre en sí. Puede ser un nombre propio, un apodo, una palabra de tu marca o algo totalmente inesperado. Los ejemplos de la tarjeta de arriba muestran lo distintas que pueden ser las direcciones.

Qué preparar antes de empezar

La configuración va más rápida si algunas preguntas tienen respuesta de antemano.

1. El nombre del dominio y el acceso a la cuenta del registrador. Si el dominio lo registró otra persona hace tiempo, averigua quién. Sin acceso a las DNS no se puede configurar el correo.
2. La lista de direcciones. Quién del equipo tendrá buzón propio y qué direcciones serán compartidas.
3. Las direcciones antiguas desde las que hará falta reenviar el correo durante las primeras semanas.
4. Los dispositivos en los que leerás el correo: móvil, portátil, tableta. El buzón funciona con cualquier cliente de correo, y conocer tus dispositivos nos ayuda a tenerlos en cuenta al conectarlo todo.

Si ya tienes correo

Crear email con dominio propio no te deja a medias: podemos configurar el reenvío para que al principio todo llegue a un solo buzón y no se te escape nada mientras te acostumbras.

Si el dominio ya sirve tu web, añadimos los registros de correo sin que el sitio se rompa. Son tipos de registro distintos y no chocan entre sí, pero el orden importa.

Cómo comprobar que tu correo funciona

Después del lanzamiento merece la pena dedicar diez minutos a una comprobación sencilla. No hacen falta conocimientos técnicos.

1. Envía un mensaje desde la nueva dirección a tu buzón personal de Gmail. Mira si llega a la bandeja de entrada o a spam.
2. Abre ese mensaje y busca "Mostrar original" en el menú. Gmail te enseñará el resultado de las comprobaciones SPF, DKIM y DMARC. En cada una debe aparecer PASS.
3. Responde desde Gmail y asegúrate de que la respuesta llega al nuevo buzón.
4. Pide a alguien que te escriba desde otro servicio de correo, por ejemplo Outlook. Cada servicio revisa los mensajes a su manera.

Si algo no cuadra, escríbenos y adjunta una captura de pantalla. Lo más habitual es que la causa sea un solo registro DNS.

Un detalle más que se suele olvidar es la firma. Añade un enlace a tu web y un teléfono, así el cliente reconoce antes la empresa y sabe cómo contactarte.

Errores que mandan tu correo a spam

La mayoría de los problemas con el correo de dominio no aparecen el día del lanzamiento. Salen a la luz semanas o meses después, cuando un cliente dice que nunca recibió tu respuesta.

• Dos registros SPF en vez de uno. Pasa cuando se añade un servicio nuevo encima del anterior. Un dominio solo puede tener uno, y con dos la comprobación falla.
• Mover la web a otro hosting junto con las DNS. La nueva empresa copia los registros de la web y los del correo se pierden. Deja de llegar el correo entrante y nadie se da cuenta enseguida.
• Un dominio caducado. Si no renuevas el registro a tiempo, el correo se para junto con la web.
• Envíos masivos desde una dirección de trabajo. Cuando salen cientos de correos promocionales del mismo buzón, los servicios de correo empiezan a desconfiar de todo el dominio, incluida la correspondencia normal.
• Un dominio a nombre de un antiguo proveedor o empleado. Mientras todo funciona, nadie piensa en ello. Luego resulta que la única persona que puede cambiar los registros es alguien con quien ya no tienes contacto.

Parte de estos riesgos los asumimos nosotros, porque la administración se queda de nuestra parte. Aun así, lo mejor es que el dominio esté a tu nombre y que sepas dónde están sus accesos.

Qué pasa después del lanzamiento

Recibes las direcciones y las contraseñas y conectas los buzones en tus dispositivos. A partir de ahí el correo funciona como cualquier otro: tú escribes a tus clientes y nosotros vigilamos la configuración.

Los equipos cambian y el correo cambia con ellos. Una persona nueva necesita su propio buzón, que se paga como una dirección más. Cuando alguien se va, su buzón puede pasar a un compañero o reenviarse, para que ningún cliente se quede sin respuesta.

Si todavía estás planeando una web, es cómodo pedir el correo junto con ella. En ese caso algunas direcciones van de regalo, y cuántas depende del paquete. La tarjeta de precio tiene los detalles.

Cuánto tarda

La configuración lleva unos tres días si ya tienes dominio. Si no lo tienes, te ayudamos a elegirlo y registrarlo. La tarifa del registrador se paga aparte y no entra en el precio.

La cuota mensual es por dirección. Tres buzones para el equipo son tres direcciones y tres pagos. No cobramos aparte por la configuración.