Що таке кастомний Email

Це email-адреса на вашому власному домені: ім'я@вашбренд.com. Той самий домен, що й у сайту. Скринька працює як звичайна пошта, лише замість чужого gmail.com у ній ваша назва.

Інші назви того самого — корпоративна пошта або електронна пошта для бізнесу. Суть одна: поштова скринька, прив'язана до вашого домену, а не до безкоштовного сервісу.

Кому це потрібно

Потрібна вона не всім однаково. Якщо клієнти приходять від знайомих і ви працюєте по рекомендаціях, gmail нікого не злякає.

Інша річ — холодні листи, тендери й комерційні пропозиції. Там пошта для бізнесу впливає на те, чи лист узагалі відкриють.

Найчастіший випадок з нашої практики: команда з кількох людей, і кожен пише з особистої адреси. Клієнт не розуміє, чи це компанія, чи випадкові виконавці.

Gmail чи пошта на власному домені

Поки ви працюєте самі, безкоштовної скриньки зазвичай вистачає. Складнощі починаються, коли з'являється команда.

Адреса на gmail.com належить людині, яка її створила. Менеджер звільняється і забирає з собою все листування з клієнтами, а ті ще кілька місяців пишуть на його стару адресу. З адресою на вашому домені такого не буде: скриньку можна передати новому співробітнику або перенаправити листи колезі. А от повернути доступ до чужого акаунта Gmail майже неможливо, навіть якщо в ньому роками листувалися від імені компанії.

Є ще питання довіри. Лист від anna.sales.2024@gmail.com легко сплутати з шахрайським, особливо коли в ньому рахунок чи реквізити. Адресу на домені компанії клієнт може перевірити сам: відкрити сайт і побачити ту саму назву.

Для особистих справ Gmail цілком нормальний. Для роботи з клієнтами краще, коли адреса належить компанії, а не окремому працівнику.

Що входить у налаштування

Завести адресу — половина роботи. Пошта для домену тримається на кількох записах DNS: MX, SPF, DKIM і DMARC. Далі треба зробити скриньку кожному в команді й перевірити доставку.

Останнє пропускають найчастіше. Домен без SPF і DKIM виглядає для Gmail підозріло, і частина листів осідає в спамі. Клієнт при цьому вважає, що ви просто не відповіли.

Щоб створити корпоративну пошту, потрібен домен і бажані адреси. Решту робимо ми, адміністрування теж лишається на нашій стороні.

Навіщо потрібні записи MX, SPF, DKIM і DMARC

Абревіатури звучать страшно, хоча кожна з них відповідає на одне просте питання. Поштові сервіси ставлять ці питання вашому домену перед тим, як прийняти лист.

MX каже, на який сервер доставляти листи для вашого домену. Без нього вхідна пошта до вас просто не дійде.
SPF перелічує сервери, яким дозволено надсилати листи від вашого імені. Якщо лист прийшов звідкись іще, він схожий на підробку.
DKIM ставить на кожен лист цифровий підпис. За ним одержувач бачить, що дорогою текст ніхто не змінював.
DMARC підказує поштовим сервісам, що робити з листом, який не пройшов перевірку SPF чи DKIM: прийняти, відправити в спам або відхилити.

Великі поштові сервіси з кожним роком перевіряють ці записи суворіше. Тому ми налаштовуємо всі чотири одразу, навіть якщо зараз ви надсилаєте лише кілька листів на тиждень.

Як придумати адреси для команди

Адресу диктують по телефону, друкують на візитках і вводять з пам'яті. Тому вона має бути короткою і зрозумілою на слух.

Оберіть одну схему для всіх. Тільки ім'я (anna@), ім'я з прізвищем через крапку (anna.koval@) чи ініціали підійдуть, якщо так пишуть усі. Коли кожен вигадує своє, клієнти плутаються.
Додайте загальні адреси під окремі задачі: info@ для запитів, sales@ для продажу, hello@ для форми на сайті. Вони не прив'язані до конкретної людини, тож кадрові зміни їх не зачеплять.
Уникайте цифр, дефісів і літер, які важко продиктувати. Українські імена латиницею пишуть по-різному, тому домовтеся про один варіант транслітерації. Окремо подивіться, як адреса виглядає на письмі: l і 1, O і 0 легко сплутати.
Стежте за довжиною. Якщо адресу не вдається вимовити за кілька секунд, її рано чи пізно введуть з помилкою.

Обмежень на саму назву майже немає. Це може бути ім'я, нік, слово з назви бренду або щось зовсім несподіване. Кілька прикладів є в картці вище, вони добре показують, наскільки різними бувають адреси.

Що підготувати перед стартом

Налаштування йде швидше, коли відповіді на кілька питань відомі заздалегідь.

Назва домену і доступ до кабінету реєстратора. Якщо домен колись реєстрував хтось інший, з'ясуйте, хто саме. Без доступу до DNS пошту не налаштувати.
Список адрес. Хто з команди отримує власну скриньку, а які адреси будуть спільними.
Старі адреси, з яких потрібно пересилати листи на перший час.
Пристрої, на яких ви читатимете пошту: телефон, ноутбук, планшет. Скринька працює з будь-яким поштовим клієнтом, а знаючи ваші пристрої, ми одразу врахуємо їх під час підключення.

Якщо пошта вже є

Можна налаштувати пересилання, щоб перший час усе приходило в одну скриньку і ви нічого не пропустили, поки звикаєте до нової адреси.

Якщо домен уже працює під сайтом, поштові записи ми додаємо так, щоб сайт не зламався. Це різні типи записів, вони не конфліктують, але порядок дій має значення.

Як самому перевірити, що пошта працює

Після запуску варто витратити десять хвилин на просту перевірку. Технічні знання для неї не потрібні.

Надішліть лист з нової адреси на свою особисту скриньку в Gmail. Подивіться, чи він прийшов у «Вхідні», а не в спам.
Відкрийте цей лист і знайдіть у меню пункт «Показати оригінал». Gmail покаже результати перевірок SPF, DKIM і DMARC. Біля кожного має бути PASS.
Дайте відповідь на цей лист з Gmail і переконайтеся, що вона дійшла до нової скриньки.
Попросіть когось написати вам з іншого поштового сервісу, наприклад з Outlook. Різні сервіси перевіряють листи по-різному.

Якщо щось пішло не так, напишіть нам і додайте скриншот. Найчастіше причина в одному записі DNS.

І ще дрібниця, про яку часто забувають: підпис. Додайте до нього посилання на сайт і телефон, так клієнт швидше впізнає компанію і знайде, як із вами зв'язатися.

Помилки, через які листи потрапляють у спам

Більшість проблем з поштою на домені з'являється не в день запуску. Їх помічають через кілька тижнів чи місяців, коли клієнт каже, що не отримав відповіді.

Два записи SPF замість одного. Так буває, коли новий сервіс додають поверх старого. Домен може мати лише один такий запис, і з двома перевірка не проходить.
Переїзд сайту на інший хостинг разом із DNS. Нова компанія переносить записи для сайту, а поштові губляться. Вхідні листи перестають приходити, і ніхто не помічає цього одразу.
Прострочений домен. Якщо вчасно не продовжити реєстрацію, пошта зупиняється разом із сайтом.
Масові розсилки з робочої адреси. Коли з тієї самої скриньки йдуть сотні рекламних листів, поштові сервіси починають з підозрою ставитися до всього домену, включно зі звичайним листуванням.
Домен оформлений на колишнього підрядника чи працівника. Поки все працює, про це ніхто не думає. А потім виявляється, що змінити записи може лише людина, з якою ви давно не на зв'язку.

Частину цих ризиків ми беремо на себе, бо адміністрування лишається на нашій стороні. Але домен краще оформити на себе і знати, де зберігаються доступи до нього.

Що відбувається після запуску

Ви отримуєте адреси й паролі та підключаєте скриньки на своїх пристроях. Далі пошта працює як звичайна: ви листуєтеся з клієнтами, ми стежимо за налаштуваннями.

Команда змінюється, і пошта змінюється разом із нею. Новій людині потрібна своя скринька, вона оплачується як ще одна адреса. Коли хтось іде, його скриньку можна передати колезі або налаштувати пересилання, щоб жоден клієнт не залишився без відповіді.

Якщо ви ще тільки плануєте сайт, пошту зручно замовити разом із ним. Тоді частина адрес іде в подарунок, а скільки саме, залежить від пакета. Подробиці є в картці з ціною.

Скільки це займає часу

Налаштування відбувається приблизно за три дні, якщо домен уже є. Якщо домену немає, допоможемо вибрати й зареєструвати. Оплата реєстратору йде окремо, у вартість робіт вона не входить.

Місячну плату ви вносите за кожну адресу. Три скриньки на команду — це три адреси, і так само три оплати. Разових платежів за налаштування ми не беремо.

Замовити

Кастомний Email